一、做好经验准备
教研组长不仅是教研活动的组织者，同时是引领者，需要对教研活动内容有比较丰富的经验和认识。教研组长需要梳理和反思自己对教研内容的已有经验，也要在多个方面进行深入的了解。
比如，在开展“如何有效组织生活环节”方面的教研活动时，教研组长需要先梳理自己对生活环节的认识，如一日生活中有哪几个生活环节、每个生活环节蕴含哪些教育价值、有效组织的标准是什么、有哪些方法和策略等。
同时，也需要梳理自身设计和组织教研活动的经验。通过对教研内容相关经验和教研活动设计与组织方面经验的梳理和反思，教研组长可以提升自身的专业能力和教研能力。
教研组长需要了解教师教育实践的实际情况、教师的经验水平和需求，这样设计和组织的教研活动会更加具有针对性。“现代培训理论认为，教研培训要想取得良好的效果，必须在教研培训之前，对参与者进行教研培训需求的调查，使教研具有针对性。”
对教师已有经验的调查可以采用多种形式，如调查问卷、访谈、现场观察等。在调查和了解的过程中，要关注不同年龄层次教师的经验，如新教师、青年教师、骨干教师等。调查和访谈的内容要聚焦教研内容，以获取有效信息，避免无效或者形式化的调查。
二、明确各项时间节点
教研组长需要确定教研活动的时间节点，以便做好教研计划，有序推进教研活动，比如，各项准备工作的时间节点，单次教研活动的时间，以及持续跟进的时间等。
另外，还需要确定教研活动中每个环节的时间，如案例分享环节、研讨环节、发言环节等分别用时多少，以便确定选择几个案例分享、进行几轮研讨和发言的人数等。
三、确定参与人员的分工
教研组长需要确定主持的人员、交流的人员、现场发言的人员，并需要与以上人员沟通交流，以确保教研活动的质量。需要确定现场记录人员，以记录教研活动的共识、教师存在的困惑。也需要确定教研成果梳理和落实的人员。另外，需要确定时间控制人员，避免教研活动冗长拖沓。
四、准备教研活动的材料
教研组长需要准备教研活动现场所需要的各项材料，如投影资料、观摩资料、观察资料、视频资料、案例资料等。具体提供哪方面的材料，依据教研活动类型、内容和形式确定。
进班观摩一日生活，需要提供班级一日生活作息表、各环节的计划等方面的资料，便于教师整体了解班级一日生活的安排。如果是观摩某一个环节，那么需要提供观察记录的表格、评价的量表等资料，便于教师有针对性、有目的地观察和分析。视频资料需要提供能够表达相关问题解决策略的视频，以及用于对比观察和分析的视频，如小、中、大不同年龄段的视频，或者幼儿游戏行为变化的视频等。
视频资料的画面和声音应清晰，让教师能够看得清幼儿在做什么，听得清幼儿说了什么。可以在视频中加上文字说明，或者把幼儿的语言呈现在视频中。
此外，还可以提供专业书籍、用于延伸和拓展需要的文章、公众号，以及相关法律法规和文件等。
关于教研活动资料，要聚焦本次教研的内容做好筛选和甄别，避免“文不对题”。可以把相关资料发给教师提前了解和学习。另外，教研组长还需要依据教师的实践经验、认知水平和现状等有针对性地做好资料准备，避免准备的资料让教师觉得太浅显，起不到引领和启发作用，或者脱离现有保教实践中遇到的问题范畴，没有借鉴意义等。
五、准备适宜的场地环境
教研组长需要根据教研活动的内容确定教研场地。例如，进班观察和观摩的教研活动，需要落实好观摩的班级，并考虑班级空间布局可以容纳的观摩人数;研讨交流的教研活动，需要准备好交流、研讨的会议室。
会议室的环境准备包含座位形式、物品摆放、环境创设等。如果需要教师分组研讨，桌椅的摆放方式就要便于同组人围坐在一起;如果需要教师记录研讨内容，就要提供便于教师书写的桌子;如果需要使用 PPT，就要保证每位教师都能够看到大屏幕，以及听到每位参与发言教师的声音。
以上主要针对的是在室内会议室开展教研活动需要做好的环境准备。如果开展沉浸式教研，那么需要到班级保教现场或者户外活动场地，也需要考虑场地的适宜性、能够容纳的人数等。
教研活动除了以上的准备工作以外，还包含现场教研需要使用的电教设备，如话筒、音响、一体机、翻页笔等。要提前调试好各项电教设备，包括视频能否播放、大屏幕是否清晰、网络是否顺畅等。